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吴帝聪:如何提高开会的效率?

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吴帝聪如何提高开会的效率

 

在一开始,先问大家一个问题:你觉得开会需要多少成本?

答案很可怕,有美国权威数据显示,每年企业会因为不当的会议管理,导致高达60亿美元的损失。

因为背后损失的不仅是会议设备,还有员工大量的、宝贵的工作时间,这可是一笔昂贵的隐性成本。

 


▲会议成本分析

 

更要命的是,很多会议还会让员工负能量爆棚,他们往往会在内心上演一场激烈的吐槽大会。

其实啊,员工讨厌的并不是开会,而是那些冗长的、没有多大意义的会议,如果能提高效率,想必大家都能愉快地玩耍。

在这,给大家提供6点建议:

 

1、会议至少提前3天通知

关于开会,员工最不喜欢听的一句话是:准备一下,10分钟之后开会!

此时员工的内心是崩溃的,因为他们的工作和思路不得不被打断,而且因为没有准备,会像赴刑场一样惴惴不安。

所以,领导请克制临时开会的冲动,安排好自己的时间表,提前通知会议时间、主题和议程,乃至提前发放一些会议资料。

这样一来,参会人员就会有充足的准备,可以有效节省在会上阅读和思考的时间。

 

2、把临时会议控制在22分钟以内,讲完就解散

有时候领导也很无奈,对于突发性的紧急事件不得不召开会议。

对于这种会议,要的只召集主要人员,并且建议大家可以站着开会,毕竟事情比较紧急,快速做出决定、然后去行动,这远比打嘴炮重要。

关于控制时间有个小技巧,可以轮流选定一个主持人计时,超出时间主持人就要受罚。

当然,主持人的角色很重要,要想把控好时间,就要保证不跑题,严格遵守每个阶段的议程,当上一个议题结束时,就马上进入下一个议题。

 

3、尽量不要开批判别人的会

很多时候,奖励要公开和及时,而批判要私下和慎重。一个好的会议应该起到动员激励的作用,而不是去打压别人的积极性。

所以,我们可以开批判会,但更应该是自我批判和反省,尽量只谈自己的问题,而克制去说别人的问题。

当然,如果实在要批判他人,那要确保两个原则:

一是务必保证自己已经正确理解了别人的意思;

二是要针对问题,提出具体的解决方法,或者建设性的意见和建议。

给大家提供一个小技巧,有的公司在开会时,会禁止员工说“我觉得……”,而是要求同事提出数据和论据,来佐证自己的观点。或许,这可以有效避免情绪宣泄式的批评。

 

▲数据能更清晰明了

 

4、让会议人员有参与感

很多公司的会议都是一言堂,老大在上面blabla讲个不停,其他人在会上昏昏欲睡。

谷歌公司开会的方法之一就是:每个参会人都必须给出自己的想法,如果没有想法的话,就说明他压根就不应该参加这次会。

关于参与感,最常见的做法是:轮流发言。但仅仅有轮流发言是不够的,顺序很重要。

比如可以让沉默寡言者、对话题不熟悉、不权威的人先发言。这样一来,就可以避免有人浑水摸鱼,他们经常会说:我要讲的,都被上一个讲完了,没什么要补充的。

当然,每个人发言时也都应该限定发言的时间。

 

5、会上一定要做出决策,这个决策者是领导

美国总统杜鲁门有一句信条,叫做“让问题到我为止”,意思是由我来解决和结束问题,领导者就要担任这个角色,敢于做决定。

关于做决策,可以参考新美大公司(新美大是大众点评网与美团网战略合作后的名称),它们实行的是“二审终审制”。

也就是说,关于某个问题,最多只能经过两次民主讨论,最终上级做出决定后,下级要无条件地去执行。

 

6、开会后要进行目标追踪

我们在开会时,往往会确定一些目标,并且会把任务分配到具体的个人。

但之后呢?任务被执行得怎么样,目标到底能不能被完成?这些很多领导心中无数。

给大家提供我们团队的一种方法,我们会在内部选定一个员工,同时担任会议记录员和任务追踪员的角色。

在每次会议后,会分发会议记录到参与人邮箱,明确会议的结论、任务、执行人和期限,并且会每周进行追踪和确认。

等到每周一的时候,这位员工还要在微信群里头,把每个人的任务情况以及目标进度公布出来,当然,都是以数据表格的形式。

 

说真的,开会是个很复杂的问题,其中不仅包含各种管理理念和技巧,还会体现领导的情商和智商。

最后给大家推荐一本书籍,叫做《罗伯特议事规则》。据说当年孙中山很膜拜这本书,还曾经据此制定了国民党的开会原则。

好了,这就是今天跟大家分享的内容。你的公司有没有什么高效开会的技巧,不妨在留言处跟大家分享一下。

作者:许茹冰

 

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